הקמת מדדי רזה – התחלה מהירה למערכת הדיווח מבוססת הנתונים שלך

/
/
/
146 Views

קרן אסטרטגית

במאמר הלבן הקודם שלי ציינתי את השלבים החיוניים הנדרשים להקמת מערכת דיווח מבוססת נתונים. יש צורך להגדיר באופן שיטתי את הקטגוריות למדידה, ולאחר מכן לפתח הצהרת חזון, יעדים, מדדים ואסטרטגיה לכל קטגוריה. בעוד שהקמת צעדי יסוד אלו תגביר באופן דרמטי את האפקטיביות של מערכת מדדים, יש צורך בכלים נוספים על מנת להפוך את המערכת לתפקודית. המערכת מסתמכת על תרשימים וגרפים כדי לתקשר בעיות. הוא מסתמך על משמעת מההנהלה והצוות כדי להניע ביעילות שיפור מתמיד. היסודות של הצבת מערכת דיווח וניהול חזותית זו מתוארים בנייר לבן זה.

מערכת דיווח מדדים

אחת התפוקות ממפגשי העבודה של ארבעת הפאנלים היא רשימה של מדדים. אבל כל אחד מהמדדים זקוק למערכת דיווח, כלומר סט של תרשימים, הכולל את ארבעת האלמנטים הללו;

  1. הצג שינויים בביצועים לאורך זמן והשווה ביצועים ליעדים (טבלת טרנדים)
  2. הדגימו בבירור את הנושאים הנוכחיים ואת חומרתם היחסית (תרשים פארטו)
  3. הצג מגמות היסטוריות של בעיות ואת החומרה היחסית של בעיות עבר (Paynter Matrix)
  4. רשום פעולות שנעשו ודווח על יעילותן של פעולות אלו. (יומן פעולות)

דרישות אלו ניתנות לסיפוק בקלות באמצעות דוח יחיד בעמוד אחד. גיליון אלקטרוני פשוט של Excel מאפשר מעקב ותרשימים של הנתונים בקלות יחסית. כדי להפוך תרשימים לחזקים יותר וקלים יותר לשימוש, הקפידו לתייג בבירור את התרשימים והיחידות המשמשות, והימנע מנוסחאות מורכבות או טרנספורמציה של הנתונים; היצמד לנתונים בצורה שסביר להניח שכולם יבינו אותם.

טבלאות מגמות

ידועים לפעמים כתרשימי ריצה, תרשימי מגמה משמשים להצגת שינויים בביצועים לאורך זמן. תרשימי ריצה משמשים כדי לספק אינדיקטור חזותי של ביצועים. מכיוון שתמיד תהיה שונות מסוימת בתוצאות, הצגתן לאורך זמן מקלה על לראות ולהבין כיצד פעולות משנות את התוצאות, וכיצד אנו מתפקדים ביחס ליעד.

עמוד בפיתוי להגדיר את פרקי הזמן קצרים מדי עבור נקודות הנתונים הבודדות בטבלת המגמות. פרקי זמן קצרים עלולים להקשות על ראיית המגמות האמיתיות. מדי פעם, מקובל להשתמש בפרקי זמן קצרים כמו שבוע אחד, אך בדרך כלל מועדפים דליים חודשיים.

בעת הגדרת תרשימי מגמות, הקפד לכלול ולתייג בבירור את הביצועים הממוקדים. הצב חץ שכותרתו GOOD וציין את הכיוון שבו התוצאות רצויות לנוע.

כדי להפוך את תרשימי המגמות שלך לטובים ביותר שהם יכולים להיות, הקפד לעקוב אחר ההנחיות הבאות:

  1. תווי את התרשים בכותרת קצרה אך תיאורית.
  2. סמן את ציר ה-Y עם היחידות שבהן נעשה שימוש. סמן את ציר ה-X עם פרקי הזמן.
  3. אל תצטופף את הנתונים למעלה או למטה. השתמש ברוב הטווח הזמין, אך אפשר תנועה עתידית. אל תכלול מספרים בלתי אפשריים (כלומר 110% משלוח בזמן)
  4. אל תשנה את קנה המידה של התרשים לאחר הקמתו. אותם דוחות ישמשו חודש אחר חודש. שינוי סולמות נוטה לבלבל ולהקשות על פרשנויות.
  5. השתמש בתרשים אחד לכל מידה. אל תוסיף נתונים מיותרים ואל תנסה לשלב מדדים קשורים בתרשים אחד.

תרשימי פארטו

תרשים פארטו הוא צורה מיוחדת של תרשים עמודות שמסדר את הפריטים מהגבוה לנמוך ביותר (התרחשות, זמן, עלות וכו'). זהו הביטוי החזותי של עקרון פארטו הקובע שכאשר מספר גורמים משפיעים על מצב, 20% מהגורמים יהוו 80% מהבעיות.

תרשימי פארטו הם בעלי ערך מכיוון שהם עוזרים לנו לזהות במהירות את הגורמים המעטים החיוניים שבהם להתמקד כדי למקסם את התוצאות הכוללות שלנו. הם מפרקים בעיות גדולות לחתיכות קטנות יותר ועוזרים להפנות את המשאבים המוגבלים שלנו.

תרשימי פארטו מציגים תמיד את הנתונים מהגבוה לנמוך ביותר. אם תרשים עמודות אינו מציג את הנתונים בפורמט זה, אז זה אינו תרשים פארטו. ניתן לסווג את הנתונים שעליהם בנויים תרשימי פארטו בדרך כלל במספר דרכים. לדוגמה, האם יש למיין את נתוני האיכות לפי מספר התרחשויות, לפי עלות כוללת או לפי השפעתם על הלקוח? בחרו בקפידה, הדרך בה תחליט תשפיע על הפעולות שיבוצעו בהמשך הדרך.

Paynter Matrix

מטריצת Paynter היא כלי הממחיש את האפקטיביות של פעולות בלימה ותיקון. זה מאפשר לנו לעקוב אחר ההשפעה המצטברת של הפעולות המתקנות שלנו על התוצאות. הוא משתמש באותם נתונים כמו תרשימי Pareto, אך מוסיף אלמנט זמן על ידי הצגת הנתונים של תקופות זמן קודמות.

זוהי מטריצה ​​עם קטגוריות בעמודה השמאלית ביותר עם סדרת זמן בעמודות העוקבות. כאשר מיישמים פעולות מתקנות עבור קטגוריה מסוימת, הפעולה מצוינת בסדרת הזמן. כאשר הפעולה המתקנת תהיה יעילה, יחול שיפור תואם בתוצאות.

יומן פעולות

יומן הפעולות הוא כלי לרישום ומעקב אחר פעולות הנדרשות. הוא מספק בהירות מה יש לעשות, מנגנון לערוך סקירה שוטפת של הפעולות ומעמדן, מגדיר את האחריות לפעולות ומציין תאריך מסוים לסיום. יומן הפעולות הוא הכלי המחבר את מערכת המדדים לתהליך השיפור המתמיד.

ביסוס משמעת וביצוע ביקורות

מערכות הדיווח מבוססות הנתונים אינן מועילות אם לא נפעל ונקבע את המשמעת להשתמש בהן. בביקורי במפעלים מקובל למצוא מערכות מדידה שננטשו; התרשימים מתפרסמים על לוחות המודעות, אך הנתונים אינם עדכניים. זה רק משמש כתזכורת לעוד ניסיון כושל לשפר את הפעילות שלנו.

הקמת הבסיס והתרשימים למערכת מדידה היא קלה למדי. רוב החברות והמנהלים המנוסים יכולים להגדיר את החזון, היעדים, המדידות והאסטרטגיה תוך מספר ימים. בתוך מספר שבועות, ניתן להגדיר ולהציב את התרשימים והגליונות האלקטרוניים. אבל המאמץ הזה חסר ערך אם הכלים אינם בשימוש לאחר פריסתם.

אם אתה רוצה שמערכת המדידה שלך תנצח את המגמות ובאמת תהפוך לכלי שמניע שיפור, הנה כמה טיפים להצלחת מערכת הדיווח מבוססת הנתונים שלך:

  1. קבל רכישה ממנהלי מתקנים תוך כדי פיתוח המערכת. אל תפתחו אותו בוואקום ותאלצו אותו במורד הגרון שלהם. מעורבות בתהליך היא המפתח להצלחה.
  2. תתעדכן. זה חשוב. סעו למתקני הייצור וסקרו את התוצאות פנים אל פנים. אל תיפול למלכודת של מעקב טלפוני, או אפילו גרוע מכך – רק עיון בדוחות שנשלחו בדואר אלקטרוני. ביקור במפעל לבדיקת התוצאות ידגיש את חשיבותן וישפר באופן דרמטי את התוצאות.
  3. לחייב את צוות התפעול על התוצאות. ביצועים על המדדים צריכים לבוא לידי ביטוי בבונוסים, סקירות ביצועים או תגמולים אחרים מבוססי ביצועים. עם זאת, זה עובד רק כאשר יש קנייה מצוות המתקן על יעדי הביצועים. לא ניתן להטיל עליהם דין וחשבון (או לתגמל) על ביצועים במדדים שאינם ברי השגה או כאלה שאינם בשליטתם הישירה.
  4. הפוך את המדדים ברורים וקלים להבנה. הגדרה ברורה של בדיוק אילו נתונים לאסוף וכיצד לחשב תוצאות תעזור למנוע מניפולציה. כאשר העובדים יכולים לראות כיצד הפעולות האישיות שלהם משפרות את התוצאות, הם יגיבו בצורה חיובית.
  5. התעקש שההנהלה המקומית תכלול בביקורות מפקחי קו ראשון ושותפים לפי שעה. ככל שהם יבינו יותר את האמצעים ומדוע הם חשובים, כך יתממש שיפור מוקדם יותר. יש לבקש באופן קבוע מקורבים לפי שעה להציג את התוצאות ואת שלבי הפעולה בפני צוות ההנהלה; זה יכול לעזור לשבור מחסומים וליצור תקשורת פתוחה.
  6. דרשו תמיד שתכניות פעולה, צוותי שיפור, אנשי תא עבודה או מתודולוגיות מוכחות אחרות לפתרון בעיות שיופעלו כדי לפתור בעיות לאחר שזוהו. מערכת זו יכולה לעזור להניע שיפורים במתקן שלך, אבל רק אם אתה משתמש בהם ככלי לשיפור מתמיד.

השתמש בכרטיס ניקוד כדי לסכם ולדווח להנהלה

זה לא נדיר שלמערכות אלו יש 20 עד 25 מדדים בודדים. על מנת לראות מגמות שעלולות להתרחש בין המדדים, ולדווח במהירות על תוצאות המתקן לצוותי ההנהלה, יש צורך לאחד את התוצאות בדוח אחד; מכונה בדרך כלל כרטיס ניקוד.

הנתונים עבור כרטיס המידע מגיעים ישירות מתרשים המגמות. התוצאות החודשיות מתרשים המגמות מוכנסות לתאים המתאימים בכרטיס הניקוד ומקודדות בצבע; ירוק – התוצאות מתאימות לחודש ולשנה; צהוב – התוצאות מתאימות לחודש, אך לא לשנה; אדום – התוצאות אינן במסלול לחודש או לשנה. המערכת כולה מאוד ויזואלית. תרשימי המגמה ותרשימי פארטו מציגים תוצאות בפורמט ויזואלי. הכיוון החזותי הזה ממשיך עם כרטיס הניקוד. בנוסף לקידוד הצבע של התוצאות, הקטגוריות עצמן מקודדות בצבע.

  1. אנשים – צהוב
  2. בטיחות – ירוק
  3. איכות – סגול
  4. היענות – כחול
  5. עלות / כספים – אדום

כלים אלו, בשילוב עם הדיסציפלינה הנדרשת לשימוש בהם, יישום נכון של טכניקות ייצור רזה, מתודולוגיות לפתרון בעיות ומתודולוגיות להוכחת טעויות יכולים להגביר מאוד את מהירות השינוי בתוך הפעילות שלך. זה לא קסם, זה דורש הרבה עבודה ונכונות לשנות, אבל התוצאות יכולות להיות מרהיבות.

Leave a Comment

האימייל לא יוצג באתר. שדות החובה מסומנים *

This div height required for enabling the sticky sidebar
Copyright at 2022. www.tormow.com All Rights Reserved